front office cashier

1.      Pengertian kasir kantor depan

Pengertian front office cashier adalah  petugas hotel yang menangani keuangan kantor depan ,dengan mencatat semua fasilitas hotel yang di gunakan  tamu dan menerima  pembayaran dari tamu–tamu pada saat check out. Pada saat tamu (check out) merupakan saat FO cashier memberikan kesan terakhir (last impression) kepada para tamu. Employe front office cashier di hotel mempunyai peranan yang sangat penting dalam hal menangani administrasi keuangan hotel, baik yang berkaitan dengan pendapatan hotel maupun pengeluaran berbagai macam biaya.

2.      Syarat-Syarat Sebagai Kasir Kantor Depan

Oleh karena itu, seorang front office cashier harus mempunyai persyaratan sebagai berikut:

1.      Jujur, ramah dan teliti, hal ini sangat penting karena mengingat tugasnya selalu berhubungan dengan penerimaan uang. Semua pemasukan hotel selama bertugas menjadi tanggungjawab Kasir (cashier).

2.      Menguasai mesin/computer yang dipakainya dengan baik. Untuk menyelesaikan pembayaran (cash/credit) seorang Kasir (Cashier) harus mengusai semua kunci pembuka dan menutup (Key posting) yang ada pada mesin atau computer yang dipakainya.

3.      Menguasai semua jenis hitungan. Agar tidak menghambat kelancaran pekerjaan, maka seorang Kasir (Cashier) harus mengusai semua jenis hitungan, yaitu: perkalian, pengurangan, tambah dan bagi.

4.      Dapat mempergunakan bahasa atau bahasa Inggris dengan baik. Bahasa dan bahasa Inggris harus dikuasainya dengan baik, karena harus berhubungan dengan tamu asing secara langsung.

5.      Mempunyai tulisan tangan yang rapih. Tulisan tangan haruslah rapih untuk menghindari kesalahan atau kesalafahaman.

6.      Menguasai penggunaan jenis-jenis peralatan yang dipergunakan.

7.      Mempunyai hubungan kerja yang baik, terutama dengan pegawai di lingungan sendiri, dalam hal ini bagian Kasir Kantor Depan Hotel (Front Office Cashier) khususnya dan Kantor Depan Hotel Departemen (Front Office Department) pada umumnya.

8.      Dapat menguasai situasi setempat. Dalam keadaan normal seorang kasir (cashier) tidak mengalami kesukaran, tetapi bila ada hal-hal yang tidak pernah terjadi sebelumnya akan menjadi buyar. Umpamanya tamu yang tidak mau membayar kwitansinya karena ada sesuatu yang tidak disetujuinya maka dalam situasi ini, harus dapat menguasai keadaan pada saat itu.

Secara singkat uraian diatas adalah sebagai berikut:

a.       Kejujuran (honesty)

b.      Ketelitian (punctuality)

c.       Hati-hati (carefullly)

d.      Dapat di percaya (reliability)

e.       Bertanggung jabab (responbily)

f.       Cekatan (accuracy)

g.      Penolong (helpful)

h.      Ramah (courteous)

i.        Kerapian  (well gromed)

3.      Tugas Dan Tanggungjawab Kasir Kantor Depan

          Kasir front office bertugas melaksanakan penerimaan hasil pendapatan di front office  hotel.

a.        Ruang lingkup front office cashier dapat diuraikan sebagai berikut:

1.      Penanganan pembayaran tamu hotel

2.      Pelayanan tukar uang asing(money changer)

3.      Pelayanan titip barang berharga

4.      Penyusunan hasil rekapitulasi hasi penjualan hotel

b.      Persiapan front office cashier

1.      Menyiapkan area tugasnya.

2.      Menyiapkan peralatan/perlengkapan kerja,misal nya mesin kas register,formulir rekening tamu,dan sebagainya

3.      Menyiapkan uang kontan yang di perlukan

4.      Menyiapkan seluruh intruksi yang telah di terima, misalnya untuk penukaran uang asing,titip barang berharga dan sebagainya

5.      Menyiapakan harga jual yang berlaku saat ini

4.      Metode Pembayaran Tamu Pada Saat Check Out

      Pada dasarnya, pembayaran yang di lakukan oleh tamu pada saat check out ada dua jenis yaitu:

1.      Pembayaran kontan/cash

a.       Hotel menerima pembayaran kontan/cash dalam bentuk rupiah atau uang asing yang di tetapkan pimpinan hotel

b.      Bentuk pembayaran kontan di terima berupa:

Ø  Uang kertas

Ø  Uang logam,kecuali untuk uang asing

Ø  Kertas berharga sebagai ganti uang kertas yang telah di sahkan  oleh peraturan pemerintah,misal nya traveler’s check,check dari bank,dan sebagainya

2. Pembayaran kredit/bon

a.       Hotel menerima pembayaran kredit sesuai dengan intruksi antara lain dalam bentuk:

Ø  Kartu kredit(credit card), jenis kartu kredit yang lazim/umumnya di terima di indonesia, misalnya american express(amex), bank central asia(bca), dinner’s club, visa card, master card, jcb(japan city bank)dan sebagainya

Ø  Tanda tangan tamu, misalnya untuk tamu yang menginap di hotel atau tamu  dari perusahaan tertentu yang telah di setujui oleh pimpinan hotel

b.      Setiap penerimaan pembayaran kedit harus teliti dengan jaminan atas penagihannya, misalnya nama dan alamat tamu yang pasti, peralatan khusus untuk pembayaran kartu kredit, jaminan perusahaan dan sebagainya.

c.      Keragu-raguan atas pembayaran kredit harus segera di laporkan ke atasan nya atau bagian yang memberi izin tentang jenis kartu kredit tersebut.

Hal-hal yang menjadi catatan dan jadi perhatian serius dalam pembayaran antara lain:

1.      Pembayaran dengan menggunakan check pribadi sebaik nya jangan di terima kecuali seizin pimpinan hotel atau yang mewakilinya

2.      Pembayaran dari check bankharus terjamin pengguangannya dan secara umum,hotel hanya menerima pembayaran kredit dari perusahaan/instasi yang di anggap bonafit atau tidak sulit dalam penagihan nya

3.      Hotel wajib menyusun daftar perusahaan/perorangan yang di anggap lancar dalam pembayaran kreditnya untuk selanjut nya di tetap kan sebagai tamu langganan ,dan yang susah/tidak lncar dalam pembayaran kredit nya untuk di tetap kan sebagai tamu yang di ragukan atau di layanni dalam pembayaran kontan/cash.

5.  Tugas Dari Night Audit

Tugas dari night audit yaitu sebagai berikut:

1.      Petugas yang memeriksa pekerjaan semua kasir operation dalam satu hari

2.      Membuat summary revenue pada malam hari

3.      Menyerahkan summary berikut lampiran bill’s pada keesokan hari kepada accounting back office sesudah di tanda tangani oleh chef chashier

4.      Bertanggung jawab langsung kepada fin adm managger

6.   Jenis-jenis Rekening Tamu

1. Perorangan (individual/usual bill)
2. Tambahan (extra bill)
3. Inti (master bill)

7.   Bagian Pokok Rekening Tamu

1. Kepala/Heading
2. Bagian-bagian Transaksi: tanggal, keterangan, debet (charge), credit, saldo (balance)
3. Keterangan (Remark)

 8.  Guest Bill

1. Transaksi debet rekening tamu, adalah transaksi tamnu selama tinggal di hotel. Terdiri dari: Room, F&B, Telephone, Laudry, Pool, Miscellaneuos Charge, Paid Out, etc.
2. Transaksi credit, adalah transaksi yang akan mengurangi jumlah debet rekening tamu. Di antaranya: pembayaran, potongan harga, pemindahan ke bagian piutang, penerimaan transfer bank.
3. Keterangan (remark), adalah billing instruction. Ada dua jenis, yaitu: Personal Account => harus ada Credit Card, Transfer Bank, dan Deposit Cash ; Company Account => harus ada Guarantee Letter ataupun Voucher.

 9.   Prosedur Pembayaran

a.  Cash

 

-          Hitung uang yang diterima, buat Cash Receipt.

-          Posting ‘paid’ di kolom Credit pada Guest Bill sehingga Balance menjadi nol. Cash Receipt dan Guest Bill distempel ‘paid’. 

-          Asli dari Guest Bill dan Supporting Bill untuk tamu.

-          Catat Cash Receipt ke FO. Report sebagai dasar untuk menyetor uang ke General Cashier.

b.  Credit Card

 

-          Proses Credit Card sesuai total pembayaran yang tercantum di Guest Bill kemudian imprint slip Credit Card dan tanda tangani.

-          Posting di kolom Kredit

-          Berikan salinan asli dari Guest Bill dan slip Credit Card kepada tamu.

-          Catat.

c.    Bank Cheque

-          Jika berupa mata uang asing, buatkan formulirnya lalu kalikan denganmata uang rupiah sesuai harga beli.

-          Prosedur selanjutnya sama dengan cash.

 

d.   Traveller’s Cheque

-         Dalam menerimanya, tanda tangan harus sama. Minta tamu untuk tanda tangan lagi di belakang cek berikut sertakan nomor identitas.

-          Buatkan formulir mata uang asing, tulis sejumlah harga yang tercantum dan kalikan dengan harga beli rupiah.

 

e.   Travel Agent Voucher

-          Pastikan pembayaran sudah termasuk Room Only atau Room and Beverage ataupun Room, Breakfast, and Lunch/Dinner.

f.   Company Charge

-          Memiliki Contract Agreement

-          Seizing GM dan direktur perusahaan

g.   Cash Sales

-          Posting Cash Sales di kolom Debet pada Guest Bill dan posting lagi ‘paid’ pada kolom Credit sehingga Balance menjadi nol.

-          Buat Cash Receipt sejumlah Cash Sales serta berikan stempel ‘paid’.

-          Catat Cash Receipt pada FO. Cashier Report.

h.   City Ledger

-          Master Bill ditanda tangani dan stempel ‘charge to’.

-          Buat format City Ledger dan kirim berikut Master Bill ke bagian Account Receivable untuk penagihan kepada pihak ketiga.

-          Jika uang cair sudah diterima, buatkan Cash Receipt dan diberikan ke Account Receivable lalu diberikan kepada pihak ketiga.

-          Posting ‘paid’ pada kolom Credit.

-          Catat copy Cash Receipt ke FO. Cashier Report.

-          Catat Folio Balance ke City Ledger Daily Summary pada kolom Credit.

10.    Paid Out Procedure

ü  Each paid out must be completed and indicate the name of the guest, room number, date, and description.

ü  Receipts must be attached.

ü  Paid out must be signed.

11.    Istilah-istilah Dalam Rekening Tamu (Guest Bill)

Istilah-istilah yang biasa digunakan dalam kegiatan penanganan rekening tamu dalam rangka melayani tamu antara lain sebagai berikut:

·         Posting, yaitu memasukan data-data transaksi ke dalam rekening tamu.

·         Correction, yaitu perbaikan pada rekening tamu, yang menyangkut pengurangan jumlah rekening.

·         Closing, yaitu penutupan rekening tamu yang telah melunasi rekeningnya.

·         Adjustment, yaitu perbaikan pada rekening tamu untuk hari yang sudah lewat, misalnya pemotongan harga kamar (discaount).

·         Paid out, yaitu pengeluaran jumlah uang dari kasir untuk keperluan hotel.

·         Late charges, yaitu keterlambatan memasukkan transaksi (posting) kedalam rekening tamu.

·         Deposit, yaitu pembayaran sejumlah uang oleh tamu kepada kasir kantor depan.